Kamis, 26 Maret 2020


Bemrinat untuk sewa ruang meeting ? Seperti yang kita ketahui tidak semua pebisnis memiliki kantor untuk kegiatan operasionalnya bisnisnya. Jika ada pun, tidak semua kantor dilengkapi dengan berbagai fasilitas maupun ruangan yang memadai sebagai penunjang jalannya roda bisnis. Salah satu yang jarang dimiliki adalah ruangan meeting. Padahal meeting merupakan kegiatan penting yang wajib dilakukan secara rutin guna meningkatkan kualitas sumber daya manusia, memupuk semangat dan kerjasama, memecahkan suatu masalah yang ada dalam perusahaan, memajukan bisnis, dan lain-lain.

Untuk menjawab kebutuhan perusahaan akan ruang meeting, kini tersedia layanan persewaan ruang meeting yang dapat digunakan untuk pertemuan karyawan maupun direksi perusahaan. Fasilitas yang ditawarkan pun tak kalah lengkap. Namun sebelum menyewa ruang meeting, ada baiknya untuk mempersiapkan beberapa hal berikut ini.

Apa Saja Persiapan Sebelum Sewa Ruang Meeting

1. Agendakan Meeting

Langkah pertama yang harus Anda lakukan tentu saja mengagendakan meeting guna menginformasikan kepada peserta meeting jauh-jauh hari. Jika tanggal dan waktu meeting telah ditetapkan, peserta akan memberikan konfirmasi mengenai kehadirannya, apakah dapat menghadiri meeting ataukah berhalangan hadir. Jika mayoritas peserta berhalangan hadir, Anda dapat mengganti dengan hari lain. Jika tanggal dan waktu telah ditetapkan, barulah Anda dapat menghubungi pihak penyewa ruang meeting untuk melakukan reservasi tempat.

2. Menentukan Tujuan Meeting

Suatu kegiatan pastilah dilaksanakan dengan tujuan tertentu, begitu pula dengan meeting. Meeting tidak akan berjalan dengan baik dan terarah jika tidak memiliki tujuan yang jelas. Oleh karena itu sebelum sewa ruang meeting, Anda wajib menentukan tujuan dilaksanakannya meeting tersebut. Apakah hanya untuk sekedar memberikan informasi, membuat keputusan tertentu, ataukah memecahkan suatu masalah.

3. Menentukan Durasi Meeting

Meeting yang akan Anda agendakan tak jarang menghadirkan peserta yang bukan berasal dari internal perusahaan Anda. Untuk itulah Anda perlu memastikan terlebih dahulu jadwal meeting tidak akan menganggu kegiatan peserta meeting. Dengan menentukan durasi rapat, Anda dapat membantu peserta meeting untuk membuat perkiraan waktu peralihan ke kegiatan selanjutnya. Selain itu, peserta meeting juga dapat membuat estimasi waktu perjalanan yang dibutuhkan untuk dapat tiba di lokasi meeting.

4. Periksa Kebutuhan Meeting

Sebelum hari meeting tiba ataupun beberapa jam sebelum meeting dimulai, Anda perlu memeriksa segala kebutuhan meeting mulai dari proyektor, LCD, microphone, papan tulis kaca, dan lain-lain. Setelah memastikan semua kebutuhan meeting tersedia, periksa apakah perangkat tersebut dapat difungsikan sebagaimana mestinya dan tidak ada gangguan teknis. Umumnya layanan persewaan ruang meeting telah menyediakan berbagai kelengkapan tersebut di ruangan meeting, sehingga Anda hanya perlu menanyakan dan meminta bantuan kepada penanggung jawab tempat meeting untuk memeriksa kebutuhan meeting Anda.

5. Mempersiapkan Bahan Materi

Jika materi yang akan disampaikan terbilang kompleks, Anda dapat membagikan bahan materi kepada peserta terlebih dahulu sebelum meeting berlangsung. Hal tersebut bermanfaat tak hanya bagi penyampai materi namun juga bagi peserta meeting.

Itulah 5 persiapan yang perlu dilakukan sebelum sewa ruang meeting sehingga Anda dapat mempersiapkan acara dengan matang. Semoga bermanfaat.